home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ By Popular Request 2.0 / By Popular Request 2.0 (Arsenal Computer).ISO / amiga_1 / aa_20.lha / AddressAssist_Install / Doc_English / AddressAssist.doc next >
Text File  |  1995-06-12  |  45KB  |  1,155 lines
  1.  
  2.  
  3. *
  4.  
  5.                        A d d r e s s A s s i s t
  6.  
  7.                   Release 2.0 v40.15 (11 June 1995).
  8.  
  9.    The BEST address database program for the Amiga computer family.
  10.  
  11.       Copyright (C) 1994-95 Quarz Development / Alex H. Schneider
  12.  
  13.                              - Shareware -
  14.  
  15.                                  * * *
  16.  
  17.  *** If you fail to expect the unexpected, the system will crash! ***
  18.  
  19.                         *** Hope, I didn't! ***
  20.  
  21.  
  22. Introduction
  23. *************
  24.  
  25. ADDRESSASSIST is a new database program for managing addresses.
  26.  
  27. But why ADDRESSASSIST??? You really might ask this question! But as
  28. always, there was one big reason for writing a new program (among many
  29. others): Many programs available in the width of the networks provided
  30. many functions, but none of them combined all my desired functions with
  31. a nice, intuitive and WB 3.1 compatible graphical user interface. This
  32. was the hour, when this program was born! Now - with release 2 - many
  33. new features have been added to make ADDRESSASSIST one of the best
  34. address management programs in the AMIGA world of computing! And more
  35. features will follow soon!
  36.  
  37. The program is distributed as Shareware. See Copyright and Registration,
  38. for details about your rights and the restriction of the freely
  39. distributable version.
  40.  
  41. Highlights of AddressAssist
  42. ===========================
  43.  
  44. What is special with ADDRESSASSIST ? To get a short overview over the
  45. program's possibilities, read the following list of highlight features,
  46. which are among many others included:
  47.  
  48.    * 14 field address database including 4 user definable text fields
  49.      (new in release 2: 2nd 'Name'-field and an all new 'Group'-field
  50.      to distinguish up to 10 address groups).
  51.  
  52.    * Very nice and intuitive user interface based on MUI (which makes
  53.      it size and font sensible, 3.1 compatible)
  54.  
  55.    * Two types of database/record view: the database List view provides
  56.      easy overview and access while the record Form view enlightens the
  57.      record's details
  58.  
  59.    * More than one data files can be used with ADDRESSASSIST: all
  60.      database configuration - like the FreeX field name or or the Group
  61.      names - as well as all specific program and printer interface
  62.      setup are stored in the data files, if desirable with an icon.
  63.  
  64.    * Ability to define selections. Selection may be printed and
  65.      exported separately. Powerful filters to define : field string
  66.      match and group match filters are provided for include, exclude or
  67.      toggle records to or from a selection.
  68.  
  69.    * Powerful printing-interface for output address lists and labels by
  70.      providing user definable and flexible output format: output text
  71.      style and format; new for release 2: user definable record field
  72.      ordering and field length definitions for list printing. Ability
  73.      to load and save specific printer setup.
  74.  
  75.    * Powerful database sort feature, possibility to use several index
  76.      as well as sort in up- or downward direction
  77.  
  78.    * Flexible Import/Export filters for ASCII files with user definable
  79.      file format: new in release 2: user definable record field
  80.      ordering.
  81.  
  82.    * Import/Export filters for TransfileSF (TM) software (for transfer
  83.      data with Casio pocket computer)
  84.  
  85.    * Copy address data to AMIGA clipboard. For use with word
  86.      processors, for example.
  87.  
  88.    * Easy navigation through records by a set of 'QuickAccess'-controls
  89.      (known from Superbase)
  90.  
  91.    * Special function for removing identical records
  92.  
  93.    * Localized under WB2.1 and above. Built-in English language, German
  94.      and Norwegian catalog translations and empty catalog description
  95.      file provided
  96.  
  97.    * Works with WB2.04 and above, needs MUI v2.3 or above
  98.  
  99. Magic User Interface (MUI)
  100. ==========================
  101.  
  102. To provide maximal comfort, the user interface of this piece of
  103. software was designed to use MUI extensively. MUI is a separate product
  104. which is copyright by Stefan Stuntz. Based on famous BOOPSI (Basic
  105. Object Oriented Programming System for Intuition), it provides a great
  106. enhancement and possibility of standardisation of the Graphical User
  107. Interface (GUI) mainly for the user. More than that, from the point of
  108. view of the developers, it makes life much easier to provide a
  109. consistent, and so called style guide conform GUI for a software
  110. project. Use MUI in your own software projects to make you programs
  111. even better!!!
  112.  
  113. See `Readme.MUI' for more information about MUI, its distribution and
  114. where to get it from.
  115.  
  116.  
  117. What is new
  118. ************
  119.  
  120. This chapter gives a short introduction into the new features of the
  121. latest program versions. It doesn't give any information about bug
  122. fixes or other internal stuff. See History & Future, for more
  123. information about this.
  124.  
  125. Release 2.0 (11.6.1995)
  126. =======================
  127.  
  128. Added more record fields
  129. ........................
  130.  
  131. There are two new record fields in ADDRESSASSIST's database layout.
  132. First, there is a second 'Name'-field for use of first names or similar
  133. (the influence of public pressure! :).
  134.  
  135. Secondly, an all new 'Group'-field is provided, which allows up to 10
  136. different groups two be distinguished. Groups may be used to create
  137. selections by group using the new filter functions.
  138.  
  139. Enhanced database view
  140. ......................
  141.  
  142. In release 2 there are to types of database views available:
  143.  
  144.    * List view for quick overview of all records currently in the
  145.      database and their selection state.
  146.  
  147.    * Form view for a detailed information on the current record.
  148.  
  149. The views are both part of the main window, implemented as MUI's page
  150. groups. You can switch between the views by using the new View Menu
  151. strip or by the new view button (`']['') on the bottom right of the
  152. main window.
  153.  
  154. Preferences & preferences window enhanced
  155. .........................................
  156.  
  157. ADDRESSASSIST has now a new file structure for its preferences. There is
  158. now an own 'AddressAssist' directory in the `envarc:' assignment, which
  159. contains all program specific preferences and files. These are the
  160. general preferences file `AddressAssist.prefs', the key-file
  161. `AddressAssist.key' (register *NOW* to get this one) and the print
  162. preferences files `*.ppref', which are introduced in this release and
  163. contain printer interface specific setup. See Database print function,
  164. and next sub section for more details about this new feature.
  165.  
  166. Now ADDRESSASSIST strictly distinguishes between program and database
  167. preferences. While the preferences data's are the same, database
  168. preferences is linked to a database file and will be saved and reloaded
  169. automatically when you save or load a database from disk. Program
  170. preferences is used when starting an new database by the `'New''
  171. command and to save the path of the current database file. Saving the
  172. path of a database - with the new menuitem `Save paths...' in the
  173. Project Menu - file will cause ADDRESSASSIST to reload this database
  174. file automatically the next time you start the application. This might
  175. be very useful if you work mainly on only one database project.
  176.  
  177. To change the database preferences, use the `Change config...' menu
  178. item in the `Process menu' to access the `Preferences window'. The
  179. preferences items are splitted into four page groups:
  180.  
  181.    * Free field names to change the names of the four `FreeX' fields.
  182.  
  183.    * Group definition to change the names of the 10 groups.
  184.  
  185.    * ASCII import/export: change the record field ordering for
  186.      import/export of ASCII files as well as the `record' and `record
  187.      field' separator char. Import-Export ASCII....
  188.  
  189.    * Program to change program specific preferences: decide to save
  190.      project files with an icon or have a save reminding requester
  191.      popped up when a record is changed.
  192.  
  193. In addition, an icon is stored with the project file, if the
  194. appropriate switch in the `Preferences window' is set. You can change
  195. the program's data-icon by changing the icon `def_AddressAssist.info'
  196. in the ADDRESSASSIST preferences directory in `envarc:'.
  197.  
  198. Enhanced printer interface
  199. ..........................
  200.  
  201. There are four new features of the printer interface. First, it is now
  202. possible to load and save the printer interface setup; i.e. you can
  203. save several of your preferred set-ups for printing labels, address
  204. list (yes, that works also now!!!) etc. separately. Second, support for
  205. *real* list printing is added: you can specify the width of each data
  206. field column in number of characters. If the contents of a field has
  207. more characters than the specified column width, data is simply
  208. truncated on output. Providing the ability to change the ordering of
  209. the record fields in printing is the third new feature (see below for
  210. more information about this). The last new feature is a simple switch,
  211. which enables you to choose whether or not to print empty data field
  212. lines of a selected data field (Many thanks to A.Becker for his
  213. suggestion).
  214.  
  215. Enhanced sort interface
  216. .......................
  217.  
  218. The sort interface is only slightly enhanced by providing now index for
  219. all available record fields.
  220.  
  221. Added powerful selection filter functions
  222. .........................................
  223.  
  224. To create a selection, there are two all new filter functions available
  225. now:
  226.  
  227.    * Field string match provides flexible pattern matching of the
  228.      record field strings for adding, removing or toggling records from
  229.      or to the selection.
  230.  
  231.    * Group match enables you to add, remove or toggle records by their
  232.      group flags.
  233.  
  234. The selection filters are accessible from main window's `Filter' button
  235. in the List view or the appropriate menu item in the new Selection menu.
  236.  
  237. Added user definable record field ordering
  238. ..........................................
  239.  
  240. You can now choose your own record field ordering for printing and
  241. ASCII import/export. This allows more flexibility in your print : f.e.
  242. you can print first names in front of family names in labels, phone
  243. numbers after address information in lists etc. If you like to import
  244. from or export to another database program, the record field ordering
  245. in the export/import file mostly differs from the one your program can
  246. read or write %) - Ask Murphy! ADDRESSASSIST solves this problem by
  247. flexible field ordering for ASCII import/export. Change ordering in the
  248. `Preferences window''s `ASCII import/export' page. Now you can easily
  249. import address data from other programs regardless what is their record
  250. field order and also number of records.
  251.  
  252.  
  253. Program overview
  254. *****************
  255.  
  256.  
  257. Program controls
  258. =================
  259.  
  260. The main work field of ADDRESSASSIST is the big `main window', where
  261. you can recognise four different control groups:
  262.  
  263.    * Database View Group provides two types of database views: The
  264.      `Database List view' gives a quick overview over the records in
  265.      the database and the possibility of quick access (by double-click
  266.      with mouse) to a record. The four buttons below the listview
  267.      provide an easy way to access the selection edit functions. Create
  268.      a selection of records The `Record Form view' - with 13 field
  269.      string gadgets, a record selection switchbox and a 10 groups field
  270.      - may be used to get or edit detailed record information. This is
  271.      the main working place when editing an address database.
  272.  
  273.    * Database Group with the 3 buttons used for quick access to
  274.      database I/O functions.
  275.  
  276.    * Record Group with the 5 buttons used for quick access to record
  277.      edit functions.
  278.  
  279.    * Record access-control Group with the 6 buttons used for quick
  280.      access to a specific record in the current database.
  281.  
  282. There is a menu strip attached to the main window, which provides
  283. access to all available functions of the program:
  284.  
  285.    * Project Menu holds project (database) related functions like file
  286.      I/O and printing.
  287.  
  288.    * View Menu provides an access to view related functions such as
  289.      selection the desired view.
  290.  
  291.    * Record Menu holds all address (record) related functions.
  292.  
  293.    * Selection Menu holds all database selection related functions.
  294.  
  295.    * Process Menu holds special functions like database import/export,
  296.      sorting and the user preferences editor.
  297.  
  298. The are many ways to switch between the two views: From `Database List
  299. view', you can directly access a specific record by double clicking on
  300. it in the list view gadget, or use the `'Edit'' button or the
  301. appropriate menu item in the Record menu.
  302.  
  303. Using the buttons from the `Record group' will change the view
  304. automatically to `Record Form view'. The `']['' button provides easy
  305. change of the view.
  306.  
  307.  
  308. Database format
  309. ================
  310.  
  311. The ADDRESSASSIST's database provides 14 record fields, which should be
  312. enough for the most address management tasks, at home and in business.
  313. In the context of this database and the manual, an 'address' is
  314. referenced as *record*.
  315.  
  316. `Salutation'
  317.      length: 255 chars; useful for printing address labels
  318.  
  319. `Name'
  320. `Name2'
  321.      length: 255 chars each; first and last name or company name
  322.  
  323. `Phone1'
  324. `Phone2'
  325.      length: 255 chars each; useful for phone and fax numbers
  326.  
  327. `Street1'
  328. `Street2'
  329.      length: 255 chars each; street and number or additional information
  330.  
  331. `Place'
  332.      length: 255 chars each; post code, city and state information
  333.  
  334. `Free1'
  335. `Free2'
  336. `Free3'
  337. `Free4'
  338.      length: 255 chars each; user definable fields, see below.
  339.  
  340. `Code'
  341.      length: 255 chars; useful to distinguish between several classes
  342.      of addresses by using an appropriate character code for each of
  343.      the different classes. Classes of addresses may be, for example,
  344.      private or business addresses and hotels, restaurants or companies.
  345.  
  346. `Group'
  347.      10 Checkbox buttons providing distinction of up to 10
  348.      address/people groups.
  349.  
  350. Using the user definable fields
  351. ...............................
  352.  
  353. If all the given fields still do not fit your needs, you can define the
  354. four `FreeX' fields to your own desire. Do this by giving them a name
  355. of your choice and then use them consequently in your database. The
  356. record field names can be changed in the `Preferences window' which is
  357. accessible through the Change preferences... item of the Process menu.
  358.  
  359.  
  360. Database navigation
  361. ====================
  362.  
  363. ADDRESSASSIST provides several controls for navigating through the
  364. records of the address database. They are all accessible through the
  365. buttons of the `Record access-control group' on the bottom right of the
  366. window, but may also be reached by keyboard shortcuts:
  367.  
  368. `'<<''
  369.      (Shortcuts: `left' or `down' arrow); moves to the previous record.
  370.  
  371. `'>>''
  372.      (Shortcuts: `right' or `up' arrow); moves to the next record.
  373.  
  374. `'|<''
  375.      (Shortcuts: `shift left' or `shift down'); moves to the first
  376.      record of the database.
  377.  
  378. `'>|''
  379.      (Shortcuts: `shift right' or `shift up'); moves to the last record
  380.      of the database.
  381.  
  382. `'==''
  383.      (Shortcuts: `=', `ramiga =' or `space'); moves to a record by
  384.      entering a key string to find it, see Find a record.
  385.  
  386. `'][''
  387.      Toggle between the two database views.
  388.  
  389. From the listview gadget in the `Database List View', you can directly
  390. activate (set to current) a record by mouse click. If you double-click
  391. on a record in the listview, the view changes to `Record Form view'.
  392.  
  393.  
  394. Database file I/O functions
  395. ****************************
  396.  
  397. The database file I/O functions are:
  398.  
  399.  
  400. Load/Save... project files
  401. ===========================
  402.  
  403. ADDRESSASSIST stores databases to disk by default in so called project
  404. files, which can be read only by ADDRESSASSIST. Since release 2 of
  405. ADDRESSASSIST, all preferences data - such as FreeX field names, group
  406. names, current sort index and direction, current ASCII import/export
  407. preferences, current printing interface setup etc. - will be stored
  408. within the project files.
  409.  
  410. You can access the project file I/O functions through
  411.    * the Menu Project
  412.  
  413.    * the gadgets in the `Database group' on main window
  414.  
  415.    * as well as though Shortcuts
  416.  
  417. New clears the current database in memory and you may begin to work on
  418. a new database. You will be prompted to save changes to the old
  419. database if necessary.
  420.  
  421. Load... opens the filerequester window which prompts for the filename
  422. of the address database to be loaded. Then the database will be read
  423. from disk if possible. If there is already a database in memory, it
  424. will be entirely cleared. You will be prompted to save changes to it if
  425. necessary. (Shortcuts: `o' or `ramiga o')
  426.  
  427. Save... writes the current database to disk with its associated
  428. filename. If there is no associated filename then you will be prompted
  429. to input a filename by the filerequester window. (Shortcut: `ramiga s')
  430.  
  431. Save as... (only in Menu) opens the file requester window which prompts
  432. for the filename of the address database to be saved. (Shortcut:
  433. `ramiga a')
  434.  
  435.  
  436. Import/Export selection
  437. ========================
  438.  
  439. If you like to use only a part of your database in another stand alone
  440. database file, you can export a previously defined selection by using
  441. the Export... function from the Selection menu. In the same way, you
  442. can import other ADDRESSASSIST database project files (Import...
  443. function from Selection menu). When importing a database file, only the
  444. record data will be read from the file; preferences data of the current
  445. database in ADDRESSASSIST will left untouched.
  446.  
  447.  
  448. Import/Export ASCII files
  449. ==========================
  450.  
  451. If you like to transfer data of an ADDRESSASSIST database to or from
  452. other databases on the AMIGA (f.e. Superbase, MaxonTwist) or on other
  453. platforms (f.e. MS Access, DBase, Filemaker), you may do this by using
  454. ASCII files. In ADDRESSASSIST, ASCII files can be read/written by the
  455. Import/Export ASCII... functions in Menu Process:
  456.  
  457. Import ASCII... opens the filerequester window which prompts for the
  458. filename of the ASCII data file to be imported. All records will added
  459. to the current database. Identical records may be deleted later by a
  460. separate function (`Remove redundant records...' from Menu Process), if
  461. desirable (Remove redundant records).
  462.  
  463. Export ASCII... first opens a dialogbox where you can specify whether
  464. to export all records or only previously selected records (Create a
  465. selection of records) from the current database. Then you will be
  466. prompted to input the filename for the ASCII export data file.
  467.  
  468. The format of the ASCII data files is as follows: The end of each
  469. record is marked by a special char, the so called `Record separation
  470. char'. The fields within a record are separated by another specific
  471. char, the `Datafield separation char'. The default chars are 'LF'
  472. (ASCII 10) for record separation and ',' (ASCII 44) for field
  473. separation. You can change the separation chars in the `ASCII
  474. import/export' page of the `Preferences window', accessible through the
  475. Change preferences... item of Menu Process. Since release 2 of
  476. ADDRESSASSIST, it is possible to define the record field ordering for
  477. ASCII import and export.
  478.  
  479. If the record entries in your imported ASCII file contain less record
  480. fields than ADDRESSASSIST provides, the missing fields will left blank.
  481. On the other hand, if the imported ASCII datafile contains more record
  482. fields per record, the surplus fields will be ignored.
  483.  
  484.  
  485. Import/Export Transfile SF
  486. ===========================
  487.  
  488. If you use a Casio SF-7000, SF-7500, SF-8000, SF-9000 or SF-9500 pocket
  489. computer for your address management and also have the software package
  490. 'Transfile Amiga SF 7000' from Yellow Computing providing the special
  491. cable for connection of the Casio to the AMIGA's serial port and the
  492. transfer program 'TFSF', you can read or write its telephone data files
  493. (*.tele) directly with ADDRESSASSIST using the Import/Export
  494. Transfile... functions accessible from Menu Process.
  495.  
  496. Import Transfile... opens the filerequester window which prompts for
  497. the filename of the Transfile telephone data file (*.tele) to be
  498. imported. All records will be added to the current database. If
  499. necessary, all identical records can be deleted by the separate
  500. function Remove redundant records... from Menu Process afterwards
  501. (Remove redundant records).
  502.  
  503. Export Transfile... first opens a dialogbox where you can specify
  504. whether to export all records or only previously selected records
  505. (Create a selection of records) from the current database. Then you
  506. will be prompted to input the filename for the Transfile telephone data
  507. file.
  508.  
  509. As the Casio's database format differs little from the one used in
  510. ADDRESSASSIST, there were some additional definitions necessary:
  511.  
  512. In the Casio SF/Transfile (TFSF) database, all datafields may have more
  513. than one line entry, each line separated by a linefeed character (ASCII
  514. 10). Comparing this to the ADDRESSASSIST database, the Phone field of
  515. TFSF may have a maximum of 2 line entries (for `Phone1' and `Phone2'
  516. field in ADDRESSASSIST) and the Address field max. 3 line entries (the
  517. first two for `Street1' and `Street2' fields and the last for the
  518. `PC/City/State' field).
  519.  
  520. The 6 FreeX fields in TFSF are used as follows: The first four fields
  521. become the ADDRESSASSIST's `Free1-4' fields. The fifth field is the
  522. `Salutation' and the sixth field becomes the `Code' field in the AMIGA
  523. address manager.
  524.  
  525.  
  526. Database edit functions
  527. ************************
  528.  
  529. The Database edit functions are:
  530.  
  531.  
  532. Find a record by key string
  533. ============================
  534.  
  535. You can find a record from the current database by a key string. The
  536. program compares `all' fields of the records with the key string and
  537. returns the first record, that matches the key string. You can access
  538. this function from Menu Record or from the `'=='' button in the
  539. controls group on the main window.
  540.  
  541. Set key... opens a string requester prompting you to input the key
  542. string. After accepting by clicking `OK', the database will examined
  543. for the given key and the first matching record is made the current
  544. one. The first record which will be searched is the current one.
  545. (Shortcuts: `=' or `ramiga =')
  546.  
  547.  
  548. Sort the database
  549. ==================
  550.  
  551. The current database may be sorted by different `index' and in both
  552. `ascending' and `descending' direction. The default sort mode is
  553. `ascending' by index Name. You can change the sort mode through the
  554. Process menu.
  555.  
  556. Sort database... opens the sort mode dialogbox, where you can choose
  557. the `sort direction' and select the appropriate `index'. By pushing the
  558. `'OK'' button, the database will be resorted in the desired way.
  559. (Shortcut: `ramiga r')
  560.  
  561. The current sort mode is displayed in the title bar of the main window.
  562.  
  563.  
  564. Create a selection of records
  565. ==============================
  566.  
  567. A special feature of ADDRESSASSIST is the capability to create a
  568. selection of records, which then may be treated (print, export, assign
  569. groups) separate to all other records of the database. Whether a record
  570. is selected can be seen from the star `'*'' preceding each record in
  571. the listview gadget of the `Database List view' or by the checked
  572. checkmark gadget on the top right of the `Record Form view'.
  573.  
  574. All selection related functions are collected in the Selection menu.
  575. The selection edit functions are also accessible by the 4-button bar
  576. below the listview gadget in the Database List view.
  577.  
  578. Add all/All selects all records of the database. (Shortcuts: `a' or
  579. `ramiga a')
  580.  
  581. Remove all/None deselects all records of the database. (Shortcuts: `n'
  582. or `ramiga n')
  583.  
  584. Toggle current/Toggle changes the selection state of the current
  585. record. (Shortcuts: `t' or `ramiga t')
  586.  
  587. Filter.../Filter opens the `Filter' dialogbox. Selection Filter dialog.
  588. (Shortcuts: `?' or `ramiga ?')
  589.  
  590. Import/Export... provides access to the selection import/export
  591. functions.See Import-Export selection....
  592.  
  593. Print... opens `Print Setup' dialogbox, with the Selection cycle gadget
  594. (`Page setup') set to `previously selected'.
  595.  
  596.  
  597. Selection Filter dialog
  598. ------------------------
  599.  
  600. The `Selection Filter dialog' window consists of two main controls. At
  601. the top of the window, there is the Action cycle gadget, which lets you
  602. choose, whether to include, exclude or toggle matching records to or
  603. from the selection. Below is the Match type page group, which provides
  604. access to the controls of the two match types available:
  605.  
  606.  
  607. Field string match
  608. ...................
  609.  
  610. The `Field string match' controls consist of a number checkboxes - one
  611. for each record field - and the actual Match string gadget for input of
  612. the string to match one or several record string fields. Use the
  613. checkboxes to indicate whether or not the match operation should be
  614. applied to a record field or not.
  615.  
  616. A match would mean that the entire string `TEXT' is used up in matching
  617. the `PATTERN' and conversely the matched `TEXT' uses up the entire
  618. `PATTERN'.
  619.  
  620. The match function supports the following formats in the match string:
  621.    * `'*'' matches any sequence of characters (zero or more)
  622.  
  623.    * `'?'' matches any character
  624.  
  625.    * `'\'' suppresses syntactic significance of a special character
  626.  
  627.    * `[SET]' matches any character in the specified set,
  628.  
  629.    * `[!SET]' or `[^SET]' matches any character not in the specified
  630.      set.
  631.  
  632. A set is composed of characters or ranges; a range looks like
  633. 'character hyphen character' (as in 0-9 or A-Z).  `[0-9a-zA-Z_]' is the
  634. minimal set of characters allowed in the `[..]' pattern construct.
  635.  
  636. To suppress the special syntactic significance of any of `'[]*?!^-\'',
  637. and match the character exactly, precede it with a `'\''.
  638.  
  639.  
  640. Group match
  641. ............
  642.  
  643. Use the Group checkboxes of the `Group match' controls to indicate
  644. whether a record should match a group or not.
  645.  
  646.  
  647. Remove redundant records
  648. =========================
  649.  
  650. A sometimes really useful feature is the possibility to remove
  651. identical records from the current database. For example, if you use
  652. several database programs on different platforms (at home and at work)
  653. or the Casio SF pocket computer for address management: if you then
  654. like to put together all records from two ore more databases, you would
  655. have to remove all the identical records manually from the joined
  656. database. In ADDRESSASSIST this can be done with the Remove redundant
  657. records... function, which is accessible from Menu Record.
  658.  
  659. Remove redundant records... examines the database for identical records
  660. and prompts whether or not to delete found identical records. When you
  661. specify to delete `All', you will not be prompted anymore. There will
  662. be a message at the end of the operation confirming, that there are no
  663. more redundant records in the database memory.
  664.  
  665.  
  666. Database print function
  667. ************************
  668.  
  669. ADDRESSASSIST provides a really powerful print interface which enables
  670. you to print your addresses with many (user definable) print formats
  671. for address lists or labels.
  672.  
  673. You may specify all relevant parameters for text printing including,
  674. for example, how many records should be printed on one sheet of paper
  675. (very useful for label printing) or whether or not to print the record
  676. field names. For each datafield, you furthermore may specify separately
  677. whether or not it should be printed at all, which style should be used
  678. for printing and how many linefeeds should be printed after each field.
  679.  
  680. All these parameters can be changed in the `Print Setup' dialogbox,
  681. which is accessible through the Print... item of Menu Project. The
  682. dialogbox consists of three pages, which are described separately:
  683.  
  684. If you choose `'OK'', the program will print with the specified
  685. parameters. By selecting `'Save'', you are able to store recently
  686. changes to the print parameters without printing. Leave the dialogbox
  687. with `'Cancel''.
  688.  
  689.  
  690. Page setup
  691. ===========
  692.  
  693. In the `Page setup' page, you are able to change the page format
  694. parameters to your desire and select, whether to print all records or
  695. only previously selected records.
  696.  
  697. Selection toggles between printing `all', `previously selected' or only
  698. `current' records. Create a selection of records.
  699.  
  700. Print Mode toggles between printing or not the datafield names. This is
  701. useful while printing labels, where you don't like field names as
  702. against of printing an address list.
  703.  
  704. LF before address and LF after address indicate the number of linefeeds
  705. to print in front of / after the records.
  706.  
  707. With Records per page it is very easy to take care of not to split
  708. addresses on two pages or to print the desired number of addresses on a
  709. predefined label sheet. Use this together with Page Length from the
  710. `Print setup' page. Set Records per page to a zero or a value smaller
  711. than zero to prevent ADDRESSASSIST from checking the number of
  712. addresses printed on one sheet of paper.
  713.  
  714. Field print (new in release 2) lets you select whether to print all
  715. selected fields of a record - regardless if there is any data or not -
  716. or print only fields with data. This is useful in label printing.
  717.  
  718.  
  719. Record field options
  720. =====================
  721.  
  722. For each record field, there are 4 separate controls available, which
  723. make even the craziest formats for printing a record possible:
  724.  
  725. Use the Checkbox to indicate whether or not to print this field at all.
  726.  
  727. The Linefeed Cycle changes the number of linefeed to be printed after
  728. each record field. You can select from `no LF' up to `3 LF'.
  729.  
  730. The Style Cycle changes the print style for the record field. You can
  731. choose between `Normal', `Bold', `Italic' or `Bold-Italic'.
  732.  
  733. Use the Columns width text field to enter the width of each data field
  734. columns for real list address list printing. Enter a value of zero or
  735. smaller than one to add only a single `<space>' at the end of the field
  736. data (only, when no LF are selected, of course!).
  737.  
  738.  
  739. Record field order
  740. ===================
  741.  
  742. In the listview of this page, all record fields are listed in their
  743. current print order. To change the ordering, use the `'Up'' and
  744. `'Down'' buttons to change the place of the currently active field in
  745. the listview.
  746.  
  747.  
  748. Printer setup
  749. ==============
  750.  
  751. In the `Printer setup' page, you may select the output device: output
  752. to printer or output into an ASCII text file. When using the printer
  753. for output, you furthermore may change current printer page length and
  754. paper margins.
  755.  
  756. The Printer text field shows the currently selected preferences printer
  757. driver. Change the printer driver by using the `Printer preferences'
  758. program from your workbench distribution.
  759.  
  760. Page Length indicates the number of lines, which can be printed on one
  761. sheet of paper.
  762.  
  763. Top Margin is the number of empty lines on the top of the paper.
  764.  
  765. The cycle gadget Line Spacing toggles between `six' or `eight lines per
  766. inch'.
  767.  
  768. Left Margin indicates the left margin on the paper in number of
  769. characters.
  770.  
  771. Right Margin indicates the right margin on the paper in characters,
  772. counted from the left side.
  773.  
  774. Formfeed print provides the possibility to choose, whether or not to
  775. send a Formfeed (FF) to the printer after each printed page. Use this
  776. switch if you have problems like always printing an empty page after
  777. f.e. label or list print.
  778.  
  779. Output to toggles current print output device: `Printer' (PRT:) or text
  780. `File'.
  781.  
  782.  
  783. Record support functions
  784. *************************
  785.  
  786. The record support functions include all available functions for
  787. working on and with individual records:
  788.  
  789.  
  790. New record function
  791. ====================
  792.  
  793. The new record function is accessible through the Menu Record or
  794. through the `'New'' button in the `Record group' of the main window.
  795.  
  796. New cleans the display of the current record, after prompting you to
  797. save changes to the cleaned record if appropriate, and then activates
  798. the first string gadget for input of a new record. (Shortcuts: `n' or
  799. `ramiga n')
  800.  
  801.  
  802. Save record function
  803. =====================
  804.  
  805. The save record function is accessible through the Menu Record or
  806. through the `'Save'' button in the `record group' of the main window
  807. (Shortcut `s'). Additionally you will be prompted automatically for the
  808. save function, either when leaving the last datafield string gadget
  809. (`Code') by a `return' or by selecting a function which would cause the
  810. loss of recently changed data.
  811.  
  812. Save saves recent changes to the current record or adds a the current
  813. as a new record to the database. (Shortcut: `s')
  814.  
  815.  
  816. Edit record function
  817. =====================
  818.  
  819. The edit record function is accessible through the Menu Record.
  820.  
  821. Edit activates the first datafield of the current record
  822. (`Salutation'), which is the same action as when clicking with the
  823. mouse on this gadget or another of `current record edit group''s string
  824. gadgets. This is useful, if the program is used only by keyboard.
  825. (Shortcut: `e' or `ramiga e')
  826.  
  827.  
  828. Duplicate record function
  829. ==========================
  830.  
  831. The duplicate record function is accessible through the Menu Record or
  832. through the `'Duplicate'' button in the `record group' of the main
  833. window.
  834.  
  835. Duplicate adds a new record to the database using the data of the
  836. current record. You will be prompted by a requester to confirm this
  837. action. (Shortcut: `d' or `ramiga d')
  838.  
  839.  
  840. Delete record function
  841. =======================
  842.  
  843. The delete record function is accessible through the Menu Record or
  844. through the `'Delete'' button in the `record group' of the main window.
  845.  
  846. Delete removes the current record from memory. You will be prompted by
  847. a requester to confirm this unrecoverable action. (Shortcut: `l' or
  848. `ramiga l')
  849.  
  850.  
  851. Copy record function
  852. =====================
  853.  
  854. The copy record function is accessible only through the Menu Record.
  855.  
  856. Copy copies the text data of the current record to the AMIGA's
  857. clipboard, where it can be read and used from other application. Use
  858. this to copy the current address of ADDRESSASSIST into to a word
  859. processor or a text editor. (Shortcut: `ramiga c')
  860.  
  861.  
  862. Set/remove group assignments
  863. =============================
  864.  
  865. There are two methods to change the group assignment of the records.
  866. Use the 10 group checkboxes in the `Record form view', if you like to
  867. edit only the current record. If you like to change similar groups
  868. assignments of several records, ADDRESSASSIST provides functions to
  869. simplify this process:
  870.  
  871. Set/remove group... opens the `Group assignment' window, with a cycle
  872. gadget and a set of group checkboxes. The `Apply to...' cycle gadget
  873. lets you change the set of records (`all' or `only selected records',
  874. `current record'), which you would like to assign or remove the
  875. assignment from specific groups. Use the group checkbox gadgets to
  876. indicate which groups have to be assigned to.
  877.  
  878.  
  879. Program history & future developments
  880. **************************************
  881.  
  882. Program history
  883. ===============
  884.  
  885.    * Release 2 (11.6.95), version 40.15:
  886.      - German documentation added and English documentation enhanced.
  887.      - Norwegian catalog translation added (by Eirik Bogsnes)
  888.      - Many minor bugs fixed and internal optimisations.
  889.  
  890.    * Release 2 beta 4 (30.5.95), version 40.14:
  891.      - Record form view: Field data is now saved without pressing ENTER
  892.      each time you change a field string.
  893.      - Record form view: View adjusted to be height flexible
  894.      - Preferences window: Auto move to next text field added.
  895.      - Print Preferences: Changed pattern of print prefs files to
  896.      #?.ppref instead of *.ppref
  897.      - Key search: now searches a string in all record fields.
  898.      - General: Check Name AND Name2 field for record addition. Now
  899.      only one of the Name fields, Name OR Name2, must contain data to
  900.      add a record to the database.
  901.      - General: Localized Continue and MUI copyright string in
  902.      AboutWindow as well as the Title/Status string.
  903.      - General: Cleanup Config behaviour, separated program/database
  904.      prefs data
  905.      - Many minor bugs fixed and internal optimisations.
  906.  
  907.    * Release 2 beta 3 (23.5.95), version 40.12:
  908.      - Preferences dialog: Added Save button to save changed
  909.      preferences directly
  910.      - Preferences: Added switch to turn off Record Save dialog.
  911.      - Printer Interface: Added switch to suppress FormFeeds (FF),
  912.      ignored when printing to file.
  913.      - Documentation: updated
  914.      - Changed preferences file format for future extensions!!
  915.      - General: Added function to delete selected records.
  916.      - General: Added Phone1 and Phone2 index for sorting (missing
  917.      Name2 was a bug!).
  918.      - General: 'Turbo' version no longer needs FPU. Why should it????
  919.      - Many bugs fixed
  920.  
  921.    * Release 2 beta 2 (15.5.95), version 40.11:
  922.      - Bug fixed: Selection toggle button/menu no work properly
  923.      - Bug fixed: List/label print field length bug fixed
  924.      - Documentation: updated to release 2
  925.  
  926.    * Release 2 beta 1 (9.5.95), version 40.10:
  927.      - General: Added 2 new database-field: Firstname and Group field
  928.      for 10 different groups
  929.      - Views: Added view concept by providing 2 different views
  930.      switchable in one window: database list view and record form view
  931.      - Printer Interface: Added user definable record field ordering
  932.      - Printer Interface: Added database field length for line list
  933.      printing
  934.      - Printer Interface: Load/Save individual print setup
  935.      - Printer Interface: Added switch to print only used fields of an
  936.      address (thanks to A. Becker for its idea)
  937.      - Selections: Added powerful selection filters: field string match
  938.      and group match
  939.      - Some bug fixes
  940.      - Sorting: Added more all sort index, except for phone fields
  941.      - General: New preferences file structure, save preferences in
  942.      address project files. Added support for project icon and WB-Start
  943.      with project file.
  944.      - Some bug fixes
  945.  
  946.    * Release 1.0 (26.10.94), version 38.15:
  947.      - First public release.
  948.  
  949. Future developments
  950. ===================
  951.  
  952. This is a list of future enhancements for ADDRESSASSIST. Remember, the
  953. future of this program also depends on you, the user: register
  954. immediately and make suggestions, bug reports.
  955.  
  956.    * Enhance printer interface:
  957.      - Adding header and footer line feature for list printing
  958.      - Adding templates for printing labels and list, for more features
  959.      in printing: Field titles and separators in lists, support for
  960.      multi-column label sheets.
  961.  
  962.    * Enhance Import/Export of Transfile/Casio SF data:
  963.      - Add direct read/write filters for Casio SF from serial device.
  964.      (Does anybody know how to write data to Casio SF pocket computers,
  965.      reading is no problem...)
  966.  
  967.    * Enhance views:
  968.      - Add 'View by selection' and 'View by groups' functions
  969.  
  970.    * Add record template function
  971.    * Add 'remark' record fields: unlimited field length using separate
  972.      windows with multiline textfield gadget (How many would be
  973.      useful???)
  974.  
  975.    * Add application specific functions to the AREXX Port
  976.    * Add more flexible output format, user definable, f.e.
  977.      "printf"-format using specific markers
  978.    * Ask for groups information when importing from ASCII
  979.  
  980.    * Add User definable format of listview
  981.  
  982.    * Add datatype to display AA data with tools like Multiview.
  983.    * Add import module for DFA and probably other AddressManagers on
  984.      the Amiga (for an easy cross update to ADDRESSASSIST :) ).
  985.  
  986. Copyright and Registration
  987. ***************************
  988.  
  989. ADDRESSASSIST is copyrighted 1994-95 by Quarz Development / Alex H.
  990. Schneider. All rights reserved. The program is distributed as Shareware.
  991.  
  992. The freely distributable archive contains the unregistered version of
  993. the program. It is limited to work with only 15 records.
  994.  
  995. The freely distributable archive may be freely redistributed, as long
  996. as no charges other than reasonable copying and handling fees may be
  997. collected. The program may be distributed only as originally released,
  998. in the complete archived form. No changes of any kind may be made to
  999. the ADDRESSASSIST binary, documents or archive, and I will not answer
  1000. for any problems that may result from a modified binary.
  1001.  
  1002. The suggested basic registration fee is SFr 30 (Swiss Francs), DM 30 or
  1003. US$ 25 (no other currencies accepted), which gets you an entry in my
  1004. database of users and a personal key file. This key file disables the
  1005. restrictions of 15 records and will work with all updates of the
  1006. program that will be available on the networks in the future. This key
  1007. file is *personal* and definitely *not* freely distributable. You will
  1008. receive the key-file immediately after I got the registration fee by
  1009. email or by mail.
  1010.  
  1011. If you also like me to sent to you a printed manual together with the
  1012. newest version of the program on disk, an additional postage is
  1013. necessary. See `Orderform.txt' to register or for more information
  1014. about registering.
  1015.  
  1016. Register now!!!! Thank you for supporting Shareware.
  1017.  
  1018. Trademarks
  1019. ..........
  1020.  
  1021. Amiga, Amiga Workbench and Amiga Kickstart are registered trademarks of
  1022. Commodore-Amiga Inc.
  1023.  
  1024. Installer and Installer project icon are (C) Copyright 1991-93
  1025. Commodore-Amiga, Inc.  All Rights Reserved.
  1026.  
  1027. MUI is (C) Copyright 1993-94 Stefan Stuntz (see `Readme.MUI') for
  1028. details.
  1029.  
  1030. Transfile Amiga SF 7000 is a registered trademark of Yellow Computing.
  1031.  
  1032. All other named trademarks reference to their appropriate manufactor or
  1033. seller.
  1034.  
  1035.  
  1036. Disclaimer
  1037. ***********
  1038.  
  1039. THERE IS NO WARRANTY FOR THE PROGRAM, TO THE EXTENT PERMITTED BY
  1040. APPLICABLE LAW. EXCEPT WHEN OTHERWISE STATED IN WRITING THE COPYRIGHT
  1041. HOLDER AND/OR OTHER PARTIES PROVIDE THE PROGRAM "AS IS" WITHOUT WARRANTY
  1042. OF ANY KIND, EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO,
  1043. THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR
  1044. PURPOSE. THE ENTIRE RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE
  1045. PROGRAM IS WITH YOU. SHOULD THE PROGRAM PROVE DEFECTIVE, YOU ASSUME THE
  1046. COST OF ALL NECESSARY SERVICING, REPAIR OR CORRECTION.
  1047.  
  1048. IN NO EVENT UNLESS REQUIRED BY APPLICABLE LAW OR AGREED TO IN WRITING
  1049. WILL ANY COPYRIGHT HOLDER, OR ANY OTHER PARTY WHO MAY REDISTRIBUTE THE
  1050. PROGRAM AS PERMITTED ABOVE, BE LIABLE TO YOU FOR DAMAGES, INCLUDING ANY
  1051. GENERAL, SPECIAL, INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT OF THE
  1052. USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM (INCLUDING BUT NOT LIMITED TO LOSS
  1053. OF DATA OR DATA BEING RENDERED INACCURATE OR LOSSES SUSTAINED BY YOU OR
  1054. THIRD PARTIES OR A FAILURE OF THE PROGRAM TO OPERATE WITH ANY OTHER
  1055. PROGRAMS), EVEN IF SUCH HOLDER OR OTHER PARTY HAS BEEN ADVISED OF THE
  1056. POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.
  1057.  
  1058.  
  1059. Acknowledgements
  1060. *****************
  1061.  
  1062. Despite all the efforts of me (the author), ADDRESSASSIST would never
  1063. be what it is now without the help of several people and institutions,
  1064. who should be thanked very much for their contribution at this place,
  1065.  
  1066.    * My wife and my little daughter Ramona for their patience.
  1067.  
  1068.    * A very special thanks goes to Arto Becker, Eirik Bogsnes, Kevin
  1069.      Kirk and Alexandre Sforza (in alphabetical order) for their great,
  1070.      critical beta testing and the many suggestions, flames and
  1071.      blames:) !
  1072.  
  1073.    * Eirik Bogsnes for his Norwegian translation of the catalog file.
  1074.  
  1075.    * The SAS Institute for their excellent C/C++ compiler. Too bad they
  1076.      left us!!
  1077.  
  1078.    * Stefan Stuntz for his great Magic User Interface (MUI)
  1079.  
  1080.    * Escom for buying the AMIGA and last but not least Commodore for
  1081.      ...!
  1082.  
  1083.  
  1084. Contacting the author
  1085. **********************
  1086.  
  1087. For questions, registration, suggestions or bug reports please contact
  1088. me
  1089.  
  1090. by mail (NEW!!!!!):
  1091.  
  1092.     Alex H. Schneider
  1093.     Kruggasse 179
  1094.     CH-5462 Siglistorf
  1095.     Switzerland / Europe
  1096.  
  1097. or by email, internet (no registration):
  1098.  
  1099.     schneidr@igt.baum.ethz.ch
  1100.     schneida@hoggar-ether.ethz.ch
  1101.  
  1102. or by phone (no registration):
  1103.  
  1104.     ++41 56 53 18 13 (at home, NEW!!!!!)
  1105.     ++41 1 633 30 40 (at work)
  1106.  
  1107.  
  1108. Index
  1109. ******
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  Changing of the FreeX fields           Database format
  1114.  Contacting the author                  Contacting the author
  1115.  Copy record function                   Copy record
  1116.  Copyright                              Copyright and Registration
  1117.  Create a selection of records          Create a selection of records
  1118.  Current record edit group              Program controls
  1119.  Database edit functions                Database edit functions
  1120.  Database file I/O functions            Database file I-O functions
  1121.  Database format                        Database format
  1122.  Database group                         Program controls
  1123.  Database print function                Database print function
  1124.  Delete record function                 Delete record
  1125.  Duplicate record function              Duplicate record
  1126.  Edit record function                   Edit record
  1127.  Field string match, selection filter   Field string match
  1128.  Filter, selection                      Selection Filter dialog
  1129.  Find a record by key string            Find a record
  1130.  Future                                 History & Future
  1131.  Group match, selection filter          Group match
  1132.  History                                History & Future
  1133.  Import/Export ASCII files              Import-Export ASCII...
  1134.  Import/Export selection                Import-Export selection...
  1135.  Import/Export Transfile SF             Import-Export Transfile...
  1136.  Introduction                           Introduction
  1137.  Load/Save... project files             Load-Save...
  1138.  New record function                    New record
  1139.  Page setup                             Database print function
  1140.  Printer setup                          Database print function
  1141.  Program controls                       Program controls
  1142.  Record access control group            Program controls
  1143.  Record field options (printing)        Database print function
  1144.  Record field string match, selection filterField string match
  1145.  Record group                           Program controls
  1146.  Record group match, selection filter   Group match
  1147.  Record support functions               Record support functions
  1148.  Registration                           Copyright and Registration
  1149.  Remove redundant records               Remove redundant records
  1150.  Save record function                   Save record
  1151.  Selection Filter dialog                Selection Filter dialog
  1152.  Set/remove group assignments           Set-remove group assignments
  1153.  Sort the database                      Sort the database
  1154.  
  1155.